知识库信息系统：对现有资源有效管理和充分利用

企业在日常经营活动中，会产生大量的文档，例如合同、法律文件、业务文档、财务文档、营销文档等等。这些文档大都分散在企业各部门，不仅增加了企业的管理成本，还造成了信息的不对称。如何在各部门之间建立一个沟通的平台，使各部门共享文档信息，并快速检索到所需要的信息成为亟待解决的问题。

企业知识库的建设是企业信息化建设中非常重要的一个环节。在知识经济时代，知识已成为最重要的生产要素，它成为企业提高生产效率、增强竞争能力和创造新产品新服务的主要动力。而建立企业知识库，以实现对现有资源有效管理和充分利用。

知识库系统是指在计算机上以非结构化的文本文件、图像、音频和视频等形式，存储和管理具有知识性的信息。在此基础上，系统通过对知识库中内容识别、组织和推理，根据用户输入的知识和信息自动地进行匹配，并提供相关的检索结果。

建立一套完整的信息检索机制，根据用户提供的相关信息自动地进行检索并将结果呈现给用户。

目前，很多企业已经将知识库系统应用于内部管理中，如人力资源管理、客户服务管理、产品质量控制、生产制造管理等方面。在企业内部应用知识库系统能为企业带来巨大的效益。

降低企业成本

企业使用知识库系统能降低企业成本，因为它为企业提供了一套完整的、安全的、统一的管理体系，便于企业对员工的培训，降低了员工培训成本，减少了重复培训的人力物力成本。

企业在使用知识库系统时还可以获得专业人员的指导，这样既可以保证管理系统的稳定性、可靠性和安全性，又可以提高系统对用户的响应速度。在使用系统时还可以获得专业人员提供的各种培训资料，使企业的员工能够获得更多、更新的知识。

提高工作效率

在企业内部应用知识库系统，能够有效地降低人力资源的浪费，提高员工的工作效率，企业可以将企业中的知识进行分类整理，并为员工提供一个学习和使用的平台，帮助员工提高自身的业务水平和工作效率。

知识库系统还能够为企业提供大量有用的信息，供员工查询使用，帮助员工更快地找到所需要的信息。企业能够有效地缩短内部沟通的时间成本，降低管理成本。

提升产品质量

建立知识库系统能为企业提供一个信息的交流平台，将员工在工作中积累的经验和知识转化成数据库，并通过共享，为企业员工提供学习的机会。员工可以在系统中查找到相关的产品知识，并进行学习和运用，不断提高自身的产品质量。

员工能够在系统中看到自己所掌握的产品知识，并对自己不熟悉或不清楚的知识点进行查询学习，这样员工可以提高工作效率和产品质量，还能为企业提供有效的客户服务。

加强企业的管理

企业的管理离不开知识，企业要想长期生存，就必须不断提高自己的管理水平，在管理中要充分运用知识管理。系统通过对企业内部信息和数据的整理和归纳，可以使企业的管理层和员工能及时了解公司的状况，并及时对公司进行调整和改进。

将企业内部信息和数据进行有效地整合，并对这些内容进行分类、总结、归纳，形成企业资产的有机整体。这样不但可以使企业内部员工掌握更多的知识和经验，还能有效地提高企业管理水平。

促进知识共享

企业知识库能够为员工提供一个学习、交流和共享知识的平台，有利于企业知识的传播与共享。可以实现员工对个人的知识贡献进行记录和跟踪，为员工提供一个激励机制。利用系统中的激励机制，能够提高员工对公司知识管理和共享的积极性。

通过知识库管理系统可以帮助企业对员工的工作行为进行统计和分析，能够准确地掌握员工的知识贡献情况，为企业对员工工作行为进行改进提供依据。